内定者のビジネスマナー研修について説明します。読者対象は、内定者の事前研修を担当されている方です。ビジネスマナー研修で教える内容について、重視すべきポイントを詳しく解説しています。
なぜ、内定者のビジネスマナー研修が重要なのか？
新卒の就職内定者にビジネスマナー研修を行う理由は、入社前、つまり実際に働き始める前にマナーを身につけてほしいからだと思います。仕事が始まってからだとビジネスマナーが必要な場面が先に来てしまう可能性があるので、間に合わないわけです。
では、なぜそこまでマナーが重要なのかというと、お客さんに対して失礼が無いようにしたいからではないでしょうか。社員がお客さんに対して無礼な態度を取ってしまうと、信用・信頼を失いかねません。そうなれば売り上げはガタ落ちになる可能性があります。
そこで、内定者に対してどのようなビジネスマナー研修を行えばよいのか、重要なポイントをご紹介しましょう。
内定者のビジネスマナー研修、ポイントは５つある！
それでは、内定者のビジネスマナー研修についてポイントをご紹介しましょう。全部で５つありますので、しっかり最後まで目を通してください。
ビジネスマナーには２種類ある？
最初にビジネスマナーについて整理しておきます。ビジネスマナーには２種類あって、社内で先輩や上司に対する振る舞いと、お客さんのように外部の人に対する振る舞いです。どちらも似ているようで微妙に違いますので、ここを切り分けておきましょう。
社内でのビジネスマナー
社内では、内定者にとってほぼ全社員が先輩や上司にあたります。すると、目上の人間に対して失礼の無い対応が必要です。ですが、あくまでも会社内の内部的なマナーですので、必ずしも厳密でなくても良いと思います。
すべきことは、失礼がなく目上の人を敬うような対応さえできればよいわけです。もっと言えば、重要なことは円滑にコミュニケーションが図れて、仕事がしやすい関係が構築できればそれでよいはずだからです。（「親しき中にも礼儀あり」ですね。）
したがって、社内でのビジネスマナーは必要ではあるけれど、重視しすぎてピリピリとした雰囲気を作ってしまうようではマズいでしょう。あくまでも、円滑なコミュニケーションのためのビジネスマナーだといえます。
お客さんに対するビジネスマナー
お客さんに対するビジネスマナー、つまり接客のマナーは重要だと思われます。なぜなら、お客さんに失礼があると、最終的には売り上げの減少につながるからです。したがって、社内向けのマナーに比べた場合に、より丁寧に教える必要があるでしょう。
自社の来訪者や訪問先のお客さんなど、様々な場面でビジネスマナーが必要になりますので、内定者に対してしっかりとした指導が必要になるわけです。後から紹介する言葉遣いや挨拶などが身につくようにしなくてはいけません。
ただし、これもやりすぎると堅苦しくなってしまいます。お客さんが受ける印象としては「礼儀正しくて良いけれど、ちょっと話しづらい」という感じになりかねないわけです。これでは何のためのビジネスマナーかわかりませんよね。
やはり、お客さんとのコミュニケーションが円滑にできるようなビジネスマナー研修が必要なのではないでしょうか。
内定者に教えるべき、言葉遣いのマナーとは？
就職内定者に教えるべき言葉遣いのマナーというと、一言で言えば丁寧語でしょう。具体的に挙げるなら、敬語、尊敬語、謙譲語などを教えることになります。敬語は敬意を払う言葉、尊敬語は目上の人に謙譲語は自分に使う言葉であることはご存じのとおりです。
例えば、食べるの尊敬語が「召し上がる」で謙譲語が「いただく」になり、主語が誰なのかで使い分けることになりますね。
ですが、このような言葉の使い分けが必ずしも重要なのではありません。世の中でこれらの言葉遣いが完ぺきな人がどれだけ存在するでしょうか？ つまり、尊敬語や謙譲語の使い分けを覚えることが言葉遣いのマナーではないのです。
本来、どのような言葉遣いのマナーが必要なのかというと、相手や状況に応じた言葉の使い分けです。相手にとって耳障りが良いとか、心地良いと感じる言葉遣いが大切なのです。内定者には、ぜひその点を教えてほしいと思います。
内定者に身につけてほしい、挨拶のマナーとは？
内定者に身につけてほしいものとして、挨拶のマナーがあるのではないでしょうか。おそらく一般的に教えるのは、お辞儀の角度とその時の言葉遣いではないかと思います。状況に応じて角度を深くしたり浅くしたり、軽い会釈にしたりと様々です。
これも、お辞儀の仕方や言葉を指導するのではなく、新人らしいハツラツとした雰囲気が伝わるような挨拶を内定者には教えるべきでしょう。「この場合はどんなお辞儀が適切なんだろうか？」と考えてしまうようでは、挨拶が遅れてしまいます。
大きめの声ではっきりと挨拶する方が、新人らしくて挨拶された側が好感を持ってくれるはずです。このように、形式を重視するのではなく、挨拶によって場の雰囲気をよくする効果の重要性を教えるべきでしょう。
電話やメール対応のマナーは、何を教えるべきか？
会社員になると、電話やメールの対応が欠かせませんので、内定者にもこれらのマナー対応を教える必要があります。基本的には教科書通りのマナー対応を教えればよいと思いますが、それ以外に重要なポイントがあります。
何を教えるべきなのかというと、以下の２つのポイントになるでしょう。
顔が見えないことを理解させること
電話でもメールでも、相手の顔がお互いに見えないところがカギです。顔が見えないということは、目の前にいる人とのコミュニケーションと同じというわけにはいきません。なので、そこを意識した対応が必要になります。
一言で言えば、いかにして言葉で説明するかがとても重要です。分かりやすく伝わる表現をするためには、相手の状況や知識などを考えて様々な気遣いが必要になります。その点を教えるようにすべきでしょう。
説明文の作り方がポイント
顔が見えない場合は言葉による説明が重要ですので、説明のための文章作りが非常に重要になります。具体的には、以下のような点に気を付ける必要があるでしょう。
- 主語をハッキリさせること
- できるだけ具体的にすること
- 話が変わる場合は明示すること
- 相手との共通認識の程度を考えること
- 失礼の無い言い回しで話すこと
これらのポイントは、最低限含まれるべきです。電話では瞬時の判断が要求されるため難しいとは思いますが、メールであればゆっくり考えられますので不可能ではないと思います。ビジネスに限らず必要なことですので、マナーとして内定者に教えるべきでしょう。
「なぜマナーが必要なのか」を教えるのが重要！
内定者にマナーを指導する場合に、実は最も重要なのが、「なぜマナーが必要なのか」という理由を教えることではないでしょうか。なぜなら、必要性が理解できないままだと重要性が理解できず、どれだけ指導しても身につかない可能性があるからです。
すると伝えるべきことはただ１つ、「相手に対して失礼が無いようにするため」ということではないでしょうか。失礼があれば相手を怒らせてしまい、円滑なコミュニケーションを図るどころではなくなってしまいます。
当たり前のことではありますが、初めて社会人になる内定者の中には、このような基本的なことが分かっていない人が少なからずいます。ぜひその点をしっかりと伝えて、内定者にビジネスマナーが身につくようにしていただきたいと思います。
まとめ
内定者のビジネスマナー研修のポイントをご紹介しましたが、いかがでしたでしょうか？
仕事が始まる前の内定者の段階で、基本的なビジネスマナーを身につけさせておくことは、とても重要でしょう。なぜなら、入社直後からマナーが必要だからです。先輩や上司との関係もありますし、お客さんと接することもありますから。
また、内定者への事前研修ができていれば教えることが減る分、入社後の新人研修もかなり楽になるでしょう。大事なことは、内定者にビジネスマナーが必要な理由を伝えることで、「相手に対して失礼が無いようにするため」であることを教えてください。
研修の内容は単純に教えるのではなく、その意義もしっかり伝えることでより効果的になります。ぜひその点に注意して、内定者向けの事前研修をしていただければ幸いです。
以上、内定者のビジネスマナー研修についてポイントをご紹介しました。
